Статья в журнале «Логистика» № 04, 2013 г.

Проблемы информатизации транспортно-логистических компаний.

Хозяйственная деятельность транспортно-логистической компании практически всегда связана обработкой большого количества документов: заявок на перевозки, договоров, товарно-транспортных накладных, счетов, счетов-фактур, путевых листов и т.д., которые образуют информационные потоки. Очевидным фактом является то, что объем документооборота прямо зависит от количества клиентов и контрагентов фирмы, грузооборота и типа перевозимых грузов, характера перевозок, количества транспортных средств, внутренней организации предприятия, а также бизнес-процессов. На законодательном уровне до недавнего времени были определены формы и порядок заполнения очень узкого перечня бумажных документов, к которым относятся, например, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, путевые листы. Бланки и формы остальных документов (требования и заявки на запчасти, акты и ведомости на списание ГСМ, раздаточные ведомости и пр.), широко использующихся в организациях, эксплуатирующих автотранспорт, никак не регламентируются государственными органами и могут иметь произвольную форму.

С начала 2013 года вступил в силу новый Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 о бухгалтерском учете, который дает право организациям разрабатывать и использовать свои формы первичных документов, к которым относятся путевые листы, как в бумажном, так и в электронном виде. Однако, Минфин России в своем письме № 03-03-07/51 от 30.11.2012 разъяснил, что профессиональные автоперевозчики должны использовать соответствующие путевые листы, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 78 от 28.11.1997. Также в этом письме обращается внимание на обязательные реквизиты и параметры хозяйственных операций, порядок заполнения которых отражен в Приказе Минтранса России № 152 от 18.09.2008. При этом подчеркивается, что только по фактическим данным из путевых листов могут учитываться расходы на содержание автомобилей. Таким образом, несмотря на общемировую тенденцию информатизации и интеграции операционной деятельности автотранспортных компаний, в нашей стране, как и в начале эры персональных компьютеров, на законодательном уровне закрепляется ведение бумажного документооборота. Очевидно, что такой подход сводит на нет усилия по модернизации российской экономики, а также не позволяет снизить издержки транспортно-логистических компаний на содержание управленческого персонала.

В тоже время в 2012 году Конгресс США принял закон о бортовых электронных самописцах (Electronic On-Board Recorders - EOBR), который предусматривает переход от бумажных журналов учета работы транспортного средства к электронным журналам. По мнению большинства экспертов из ведущих американских транспортных изданий, этот закон является настоящим прорывом в будущее и позволяет сэкономить значительные средства, так как фактически теперь на законодательным уровне американским перевозчикам разрешено применять самые передовые технологии в области телекоммуникаций, в том числе смартфоны и планшетные компьютеры, установленные в кабинах грузовиков, а также программное обеспечение систем мониторинга. Этот закон избавит от необходимости вести утомительный и трудоемкий бумажный учет, что, соответственно, станет предпосылкой к резкому увеличению скорости обработки эксплуатационных данных. Кроме того, ожидается создание новых рабочих мест в электронной промышленности и в сфере разработки транспортного программного обеспечения, чтобы удовлетворить потребности автоперевозчиков. Таким образом, мировая тенденция такова, что современные информационные технологии самым интенсивным образом применяются в управлении транспортно-логистическими компаниями.

В настоящее время технические средства мониторинга автомобильного транспорта обеспечивают не только определение местоположения транспортного средства, но контроль за различными эксплуатационными параметрами, такими как расход топлива, пробег, тоннаж перевозимого груза, температуру в кузове-рефрижераторе и пр. Кроме того, современные бортовые электронные системы коммерческих автомобилей позволяют в он-лайн режиме передавать данные о работе узлов и агрегатов транспортного средства, сообщения о неисправностях в центр обработки данных диспетчерского пункта. На сегодняшний день уже значительное число компаний, эксплуатирующих автотранспорт, используют системы мониторинга с более или менее развитым функционалом, каждый день фиксирующие различные показатели о работе автомобилей, автобусов или спецтехники. Однако, на практике крайне актуальным является вопрос «В какой степени эта информация оказывается полезной для принятия управленческих решений в транспортной логистике?»

Из обзора литературных источников известно, что логистическая информационная система транспортной компании должна поддерживать четыре функциональных уровня - операционной деятельности, оперативного контроля и планирования, тактического планирования и принятия решений, стратегического планирования и принятия решений (Рис.1). Где уровень операционной деятельности обеспечивает выполнение различных элементарных действий – выписку и оформление заявок, путевых листов, накладных и т.п. Уровень оперативного контроля и планирования обеспечивает формирование различных отчетов, сводных таблиц и ведомостей, как правило, ежедневных, для руководителей младшего звена, которые позволяют оценить выполнение работ за ближайший день или несколько дней. На уровне тактического планирования и принятия решений распределяются маршруты по автомобилям, формируются графики рейсов, технического обслуживания транспортных средств и ремонтов, определяются объемы закупки ГСМ, запасных частей и расходных материалов. На стратегическом уровне планирования определяются направления развитие бизнеса в целом, анализируются сильные и слабые стороны компании, принимаются решения о закупке новой техники и пр. На уровне стратегического планирования, как правило, не требуется получение оперативной информации непосредственно в он-лайн режиме. Наоборот, для этих задач целесообразно (но необязательно) создавать отдельное хранилище данных, в котором содержалась бы информация об операциях логистической компании за длительной период. Необходимость формирования хранилища данных обуславливается тем, что аналитические запросы для целей планирования и поддержки принятия решений, как правило, обрабатывают большие массивы данных, а, следовательно, требуют гораздо большего времени для выполнения и привлечения значительных вычислительных ресурсов, чем проведение стандартных операционных действий.

Рис. 1. Функциональные уровни логистической системы.

Рассмотрим движение информационных потоков в транспортно-логистической компании. Процесс оказания транспортных услуг начинается с формирования заявок на перевозку, которые могут поступать в информационную систему как в ручном режиме, так и автоматически с WEB-сайта компании или экспортироваться из торговой ИС. Структура заявки, как правило, является однотипной для большинства организация и в общем случае содержит данные о дате и времени доставки, адресе доставки, наименование и характеристики груза (стоимость, габариты, тоннаж, условия перевозки и пр.), наименование владельца груза, наименование получателя груза и некоторые другие параметры. На основании этих данных осуществляется планирование рейсов автомобилей.

Рис. 2 Информационные потоки системы управления транспортно-логистической компании

При планировании рейсов актуальной является задача оптимального распределения транспортных средств по маршрутам. В крупных городах проблема маршрутизации стоит особенно остро, т.к. напряженная дорожная обстановка, вызванная плотным трафиком и постоянными заторами, часто является причиной повышенного расхода топлива, а также срывов графиков доставки грузов заказчикам. Существующие картографические сервисы, такие как Яндекс.Карты и Google.Maps в настоящее время позволяют прокладывать оптимальные маршруты с точки зрения минимальных пробегов, в том числе с учетом пробок. Эти сервисы являются бесплатными и имеют возможности интеграции с другими информационными системами, что позволяет использовать их в том числе и для калькуляции затрат на транспортировку, в частности по топливу. Таким образом, при формировании путевых листов и заданий водителю можно осуществлять предварительное планирование пробегов транспортных средств, времени в пути, расход горючего, а, следовательно, предполагаемые заправки.

На практике, использование геоинформационных технологий в планировании деятельности транспортно-логистической компании пока еще встречается довольно редко. Уже довольно широко распространенные системы мониторинга с картографическими модулями используются в основном для оперативного контроля, чтобы отследить, где находится или находилось транспортное средство в данный момент времени. Аналитические возможности таких систем пока еще довольно ограничены, да и в транспортных компаниях вопросы анализа и планирования стали актуальными сравнительно недавно. В частности, т.к. для целей учета работы транспортных средств государством признаются данные из путевых листов, то появилась потребность сравнивать эти данные с информацией из системы мониторинга. Такое сравнение позволяет выявить недобросовестных водителей, которые занимаются сливом топлива и использованием служебных автомобилей в личных целях. Бывают случаи, когда водитель отклоняется от спланированного маршрута, объясняя свои действия тем, что объезжал пробку или в дальнем рейсе понадобилось обратиться в специализированный автосервис. Поэтому можно также анализировать плановые показатели работы автомобиля на маршруте, рассчитанные с помощью картографических сервисов, а также данные из путевых листов и из системы мониторинга. В случае отклонения от маршрута сравнение пробега по данным Яндекс.Карты или Google.Maps с данными из системы мониторинга позволит определить, оптимальный ли вариант объезда выбрал водитель или нет.

Следует отметить, что только использование единой базы данных (Рис. 2), хранящей все операции и документы по эксплуатации автомобилей (заявки на перевозки, путевые листы, заявки на ремонты, ремонтные листы, заправочные ведомости, приходные, расходные накладные и пр.) позволяет эффективно работать на всех функциональных уровнях информационной системы транспортно-логистической компании. Действительно, использование информации из первичных документов позволяет получить как табличные отчеты, так и различные графики, диаграммы, а также сводные и консолидированные таблицы для анализа хозяйственной деятельности компании в разных разрезах и планирования. Следовательно, при использовании нескольких информационных систем на предприятии, например, бухгалтерской, складской, кадровой, мониторинговой и пр. одной из важнейших задач является интеграция информационных потоков из различных источников данных. Внутренняя структура этих систем, а также бизнес-логика могут иметь существенные различия. Например, бизнес-логика широко распространенных бухгалтерских систем привязана к плану счетов и учетной политике предприятия, и призвана обеспечивать целостность и корректность бухгалтерских проводок. Логика работы системы управления автотранспортом и логистикой опирается на бизнес-процессы, охватывающие все аспекты перевозочной деятельности и эксплуатации автомобилей. Соответственно, в центре архитектуры такой системы находится транспортное средство, а документооборот описывает состояния, в которых находится автомобиль (в работе, на ремонте, в простое и пр.) Каждый первичный документ – путевой листы, ремонтный лист, маршрутное задание, заправочная ведомость или заявка на перевозку отражает, что происходило или происходит с автомобилем в данный момент времени. Причем информация из этих документов содержит как эксплуатационные, так и финансовые показатели.

Непосредственно финансовые первичные документы (счета, счета-фактуры, платежные поручения, акты выполненных работ) напрямую не связаны с автомобилем. Однако, информация о работе транспортного средства по заказчикам (машиночасы, пробег, тоннокилометры) выбирается из маршрутных заданий путевых листов, причем тарификация может осуществляться в зависимости от типа транспортного средства, характеристик груза и других параметров. Таким образом, финансовая составляющая процесса оказания транспортно-логистических услуг может и должна вестись в единой информационной системе вместе с эксплуатационным документооборотом, что обеспечивает контроль, управление и планирование как материальными, так и финансовыми, и людскими ресурсами.

Данные из первичных документов, фиксирующих какую-либо элементарную операцию, могут быть извлечены из информационной базы с помощью специальных запросов разной степени сложности в зависимости от функционального уровня. Чем выше уровень и ранг лица, принимающего управленческие решения, тем более развернутую картину, отражающую хозяйственную деятельность предприятия, необходимо получить. Причем уровень детализации должен меняться в зависимости от потребности глубины анализа. В настоящее время во многих компаниях руководителям высшего звена аналитическую информацию виде сводных таблиц, графиков и диаграмм часто готовят в Excel в ручном режиме, собирая данные из разрозненных файлов или бумажных документов. При таком подходе, трудоемкость этого процесса очень значительна, а полученные аналитические выкладки содержат избыточные данные, или, наоборот, неполные. Между тем потребность в инструментарии, который бы помогал топ-менеджерам или руководителям транспортно-логистических компаний принимать управленческие решения, ощутимо растет. Стало очевидным, что для понимания состояния компании, оценки ее развития, стратегического планирования необходимо иметь систему показателей эффективности, использовать многомерный анализ данных (OLAP), проводить аудит бизнес-процессов. Такие аналитические программные средства, специально предназначенные для поддержки принятия управленческих решений принято называть BI-системами (от английского «Business Intelligence», что означает «интеллектуальный бизнес»)

Весомым сдерживающим фактором в процессе внедрения BI-систем в транспортно-логистических компаниях является сильный консерватизм руководителей высшего звена и определенное недоверие к современным информационным технологиям, которые подразумевают изменение управленческого мышления, а также реорганизации бизнес-процессов. Действительно, внедрение ИС избавляет от низкоэффективного ручного труда, что приводит к сокращению рабочих мест, а также снижения влияния человеческого фактора на достоверность и полноту информации. Соответственно, снижается роль и некоторых высокопоставленных менеджеров и главных бухгалтеров, т.к. функционал программных приложений оперативного учета и BI-систем позволяет выполнять их работу менее квалифицированным специалистам. Очевидно, что любой начальник или сотрудник, функции которого может заменить информационная система будет негативно настроен к внедрению подобного программного средства.

Таким образом, проблемами информатизации транспортно-логистических компаний и модернизации бизнес-процеесов являются значительное отставание законодательной базы от современных технологий и методов управления, а фактически - сдерживание внедрения передовых подходов и инноваций. Кроме того, сам автотранспортный бизнес из-за своего консерватизма и недостаточной осведомленности упускает выгоду и преимущества, которые могут дать внедрения IT-решений. Известно, что информационные технологии развиваются очень быстрыми темпами и в современной логистике их эффективное использование позволяет получить явное превосходство над конкурентами, а также чувствовать себя вполне уверенно в нестабильной экономической среде.

Перейти в раздел «специалисту».