Какая информация нужна руководителю автотранспортного предприятия?

«Пытаться руководить коллективом, не имея надежной и простой системы показателей, — все равно, что вести машину, не глядя на приборную панель. Это возможно лишь, в крайнем случае, но отнюдь не постоянно, …» 
Кристофер Мейер.

Появление компьютеров и открывающиеся возможности по сбору, организации и обработке информации предоставляют новый инструмент управления. Как использовать этот инструмент и использовать ли его — зависит от руководителя и его видения. Установив программу и отладив учет оперативных документов (путевых листов, ремонтных листов, заправочных ведомостей, складских приходных и расходных накладных), т.е. переведя бизнес-процессы в электронный формат, очевидный выигрыш приобретают диспетчеры, механики, экономисты автохозяйства. 

Задавая вопрос директорам предприятий, какую информацию хотели бы они иметь «под рукой», мы получили ответ, что в первую очередь — фактическое (по состоянию на текущую дату) исполнение плановых показателей, наличие денежных средств на расчетных счетах, исполнение бюджета и контроль исполнения резолюций на основных документах. Владея этими данными совершенно другие вопросы он задает своим подчиненным.

Очевидным представляется, что информационная система автохозяйства должна в конечном итоге работать на руководителя. Занимаясь внедрением КИС «АВТОБАЗА ^™», мы, как разработчики, стремимся предоставить директору предприятия наиболее эффективный инструмент. При этом следует отметить, мы не ставим задачу сиюминутного и повсеместного внедрения в какой-то степени модных, современных, передовых, спорных теорий, таких как BSC, ABC, ключевые показатели эффективности и т.д. Как показывает практика, большинство руководителей автопредприятий о них даже и не слышало. Необходимо коренным образом изменить годами устоявшиеся правила ведения бизнеса. Понимание необходимости работать по-новому придет, но на это требуется время, знания. 

Самым важным является то, что результаты деятельности должны быть измеряемыми. Измеряемые показатели должны быть эффективными, максимально характеризующими бизнес процесс или его этапы в единстве целей. Поиск нахождение этих показателей сложный творческий труд, состоящий из проб и возможных ошибок. Они должны быть индикаторами положения предприятия, своевременными (данные без опоздания, день прошел — информация занесена). Эти показатели должны иметь возможность сравнения (с нормативными, плановыми, достигнутыми и пр.). Также важно отслеживать динамику изменения показателей. Кроме того, изменение показателей должно происходить в зависимости от изменения бизнес-процессов автопредприятия.

Практика внедрения «Автобазы» показала у каждого предприятия свой бизнес процесс, своя неповторимая специфика. Следовательно, необходимо использовать такие параметры, которые были бы общими для всех. Показатели должны быть, объективными, оперативными, понимаемыми. Также важно что бы они вычислялись автоматически без привлечения дополнительных трудовых затрат. На начальном этапе это могут быть показатели использования автомобильного транспорта, а именно: 

• коэффициент технической готовности подвижного состава, характеризующий готовность подвижного состава выполнять перевозки, работу;
• коэффициент выпуска, характеризующий выпуск подвижного состава на линию;
• коэффициент использования подвижного состава, характеризующий использование подвижного автомобильного транспорта с учетом календарного времени.

Данные значения можно получать как по отдельным единицам подвижного состава, так и по однотипным группам техники так и по всему парку за любой выбранный период времени. Построение на их основе графиков дает наглядную картину состояния парка. Сравнение данных с принятыми в отросли, или с установленными плановыми значениями, по предприятию, косвенно могут характеризовать работу ремонтной службы, снабжения и даже отдела кадров. 

Следующие показатели определяют степень использования подвижного состава во времени, а именно: 

• время в наряде в течение рабочего дня,
• время движения автомобиля за один рабочий день,
• время простоя автомобиля под погрузкой и разгрузкой за один рабочий день,
• время простоя автомобиля на линии по техническим и организационным причинам за один рабочий день,
• количество часов пребывания на линии автомобилей,
• продолжительность работы единицы подвижного состава на линии.

Показатель, характеризующий величину степени полезного использования общего пробега так называемый коэффициент использования пробега. Увеличение коэффициента использования пробега увеличивает производительность подвижного состава и значительно снижает себестоимость перевозок, так как объем перевозок увеличивается без увеличения общего пробега автомобиля. Использование грузоподъемности подвижного состава характеризуется коэффициентом использования грузоподъемности. Для более полной картины возможны расчеты средней длины ездки с грузом и среднее расстояние перевозки. В результате эти величины дают расчет производительности работы грузового автомобиля.

Следует подчеркнуть, что все эти показатели «спрятаны» в путевых листа, в нарядах на ремонты, в товарно-транспортных накладных. При полном и правильном занесении данных в момент выписки и закрытии путевых листов программа автоматически произведет необходимые вычисления, Руководителю останется только нажатием кнопки на своем компьютере получить интересующею его информацию в любое для него время без «вызова на ковер». Полученные данные не только характеризуют работу, но и являются исходными значениями для решения логистических задач на предприятии.

Целиком положиться на бухгалтерию значит безнадежно застрять в прошлом. Необходимо оценивать работу своей компании по нефинансовым аспектам и показателям. Отчеты бухгалтерии — это результаты прошедшего периода, который равен месяцу, кварталу и т.д., т.е. того, что было. А как есть сейчас, сегодня? Необходимо понимать, что бухгалтерские программы решают узко направленную фискальную задачу отчета перед государством и не какие другие. 

С появлением корпоративных информационных систем с более совершенными базами данных переход на системы нефинансовых показателей работы компании стал не только технически возможным, но и экономически приемлемым. Каждая компания должна иметь свой набор основных показателей, характеризующих деятельность. Работа в этом направлении требует последовательных целенаправленных усилий. Только таким образом можно победить в конкурентной борьбе, остаться в бизнесе и достичь высоких результатов.

Перейти в раздел «специалисту».