Бюро спецпроектов «Борника»

Все статьи о нашей деятельности, а так же установить с нами обратную связь, высказать свое мнение по различным вопросам Вы можете на странице «специалисту».

www.eg-online.ru - Статья в газете «Экономика и жизнь» № 50, декабрь 2008 г.

ПРИШЛО ВРЕМЯ ЗАНЯТЬСЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ

Мировой финансовый кризис (krisis – с греческого «решение, поворотный пункт») заставляет задуматься, хорошо ли предприятие работает, и как оно будет работать дальше. Первое, что часто приходит на ум – сократить затраты. А нужно – поднять эффективность.

В последние годы эффективности бизнеса не уделяли должного внимания. Да и в прежние советские времена – тоже: страна большая, ресурсов много, на наш век хватит. Хотя многие и понимают, что стратегически это крах страны и народа, но мало тех, кто стремится к позитивным изменениям в этом вопросе. Время пришло.

Эффективность – социально-экономическая категория, характеризующая объективные причинно-следственные связи или количественные соотношения между затратами и результатами. Эффективность перевозочного процесса, с одной стороны, характеризует объем выполненных перевозок, а с другой – их согласованность с удовлетворением обслуживаемых предприятий, стабильностью и пропорциональностью перевозочного комплекса.

Методики измерения эффективности транспортной работы хорошо изложены в литературе. Но чтобы ее измерить, необходимы данные, характеризующие автотранспортное средство (технические данные), и данные о транспортной работе и обслуживаемых предприятиях. Для наглядности нужны еще графики и гистограммы. Тогда можно будет не только измерять эффективность перевозочного процесса, делать прогнозы на будущее, рассчитать показатели работы водителей и всего автотранспортного предприятия (АТП), но и понять, как оно работает, и принимать адекватные ситуации управленческие решения.

Необходимые условия 

Предоставить такие данные может специализированная информационная система. Первым необходимым условием ее успешного внедрения (построения) является желание первого руководителя предприятия. Второе условие – системность и комплексность в привлечении к этому процессу всех подразделений. И, наконец, лояльность персонала к работе с информационной системой (с компьютером).

Вопрос лояльности довольно сложный, так как работа в единой информационной системе формализует работу персонала, делает ее прозрачной, а составление всевозможных отчетов и вовсе простым и рутинным. Далеко не каждому работнику понравится делиться информацией, которой он владел часто один. Информационная система несет в себе некую угрозу, она может послужить основанием для критики предыдущей деятельности, нанести ущерб авторитету или снизить значимость выполняемых функций и операций.

Правильная мотивация персонала в большей степени, чем увольнение «строптивых», поможет» снизить его сопротивление и повысить лояльность к процессу автоматизации и самой информационной системе. Интересы бизнеса в преодолении кризиса требуют оперативной аналитической информации, которую сегодня вручную получить нельзя.

Типовая структура 

Следует понимать, что структура информационной системы и функции отдельных АРМов (автоматизированных рабочих мест) будут разными для различных типов АТП. Главное вне зависимости от этого все рабочие места должны работать в рамках единой (не обязательно локальной) сети, с использованием единой базы данных. Например, АРМ технического отдела производит ввод и корректировку информации о подвижном составе предприятия. Здесь заполняются необходимые справочники (марка автомобилей, нормативы технического обслуживания пр.) Персонал технического отдела отслеживает все перемещения автомобилей (получение, списание, перевод в другое подразделение), а также изменения по конкретным автомобилям (смена двигателя, закрепление за водителем и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений.

Анализ состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о пробегах, возрастной структуре парка, закрепление за водителем и многое другое. Все данные об изменениях подвижного состава мгновенно отражаются в базе данных и становятся доступными для чтения на других рабочих местах.

АРМ таксировщика предназначен для ввода и обработки путевых листов, которые обрабатываются по всем видам работ (маршрутные, заказные, хозяйственные, коммерческие и пр.). Здесь же вводится информация о полученном водителем топливе (с ведомости раздачи топлива или с путевых листов), выручка кондукторов. Происходит расчет отработанных часов, корректировка плановой выручки, расчет пробегов и нормативного расхода топлива. Результаты обработки путевых листов сразу же попадают в единую базу данных. При этом главную роль играет путевой лист. Чем полнее заносимая в него информация о выполняемой транспортной работе, тем полнее и точнее будут выходные формы, отчеты, акты.

АРМ планового отдела предназначен для планирования технико-экономических показателей, убытков и доходов. Здесь выполняется расчет премий и анализ деятельности предприятия. Формы анализа должны заполняться по всем видам работ в разрезе всех подразделений бригад (отработанные часы, расход топлива, фактическая выручка и пр.)

АРМ техника по учету топлива предназначен для ввода и корректировки топливных нормативов, получения выходных форм анализа расхода топлива, ежедневного контроля правильности ввода топлива, полученного водителями, получения оперативных сведений о перерасходах.

АРМ техника учета ресурса шин предназначен для определения пробегов по каждой шине, установленной на автомобили, составления заявок, для анализа износов шин (в разрезе их моделей, шинных заводов, маршрутов, марок автомобилей и пр.). С помощью этих данных возможен анализ и причины преждевременного износа шин. Заполняются необходимые справочники (модели шин, производители шин, классификаторы причин преждевременного износа, норма износа шин и пр.) Персонал данной службы переносит в базу данных картотеку шин, установленных на автомобили, отслеживает все перемещения шин по автомобилям (установка, снятие) с выдачей соответствующих актов, приказов и распоряжений. Модуль разноски пробегов шин позволит делать расчет пробега в автоматическом режиме.

АРМ ремонтной службы решает задачи планирования ТО, учет ремонтных воздействий на автомобили. Здесь заполняются необходимые справочники (виды ремонтных воздействий, нормативы трудоемкости и простоя в ТО и ремонте, стоимости ремонта и пр.). Персонал данной службы отслеживает все перемещения автомобилей по предприятию (постановка в ремонт, перемещение по ремонтным зонам, выход из ремонта) с формированием ремонтных листов. Анализ состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о местонахождении автомобилей, о готовности к выполнению транспортной работы, о простоях в ремонте пр.

Этапы внедрения 

На первом этапе внедрения информационной системы решается задача автоматизации ведения управленческого (производственного) учета автотранспортных предприятий (АТП). Обеспечивается одноразовый ввод данных о фактах хозяйственной деятельности и хозяйственных операциях в соответствии с реализуемыми бизнес-процессами.

На следующем этапе решается задача автоматизации процессов среднесрочного планирования, анализа и организации работ. На выходе имеют планирование смен с автоматической выпиской путевых листов, составление графиков ТО и ремонта, планы замены резины и аккумуляторов, определение потребности в ГСМ и запчастях и т. д. На конечном этапе решаются задачи эффективности использования парка техники, целесообразности вложения в новую технику, выбор поставщиков и т.п.

Главное, чтобы все данные, используемые в бизнес-процессах, своевременно попадали в информационную систему предприятия. А ее пользователи в соответствии со своими должностными обязанностями, ответственностью и правами доступа к информации, циркулирующей в системе, фиксировали фактические данные управленческого (производственного) учета, формировали плановые показатели, проводили анализ. Все это позволит судить об эффективности деятельности и принимать адекватные сложившейся ситуации меры не только по преодолению кризиса, но и по дальнейшему развитию.

Перейти в раздел «специалисту».

Почтовый адрес: 119313, Москва, а/я 134.
Тел: (495) 764 31 44
E-mailinfo@bornica.ru

Создание сайта —
www.serokuz.ru

Создание сайта — www.serokuz.ru