Статья в журнале «Грузовое и пассажирское автохозяйство» № 08, 2006 г.

Зачем руководителю информационная система

Иванов А.П., Иванова О.М., Дорофеев А.Н.

информационная технология дает
возможность изъять из управленческой цепи целый
ряд промежуточных звеньев, способствует
ликвидации многоступенчатости и громоздкости
аппарата, в значительной мере ускоряет цикл
обращения денежных средств
Н.Н. Будько

Основным содержанием деятельности любого руководителя является принятие разнообразных решений. Принятие решения — это акт выбора из некоторого множества возможных действий с их специфическими исходами. Сущность выбора состоит в том, что он ограничивает неопределенность поведения управляемой системы, сводя его к желаемой траектории развития. 

Решения вырабатываются на основе сигналов, случайных или упорядоченных, содержащих исходную информацию (обратную связь) как о ходе производственного процесса, так и о состоянии внешней среды и тенденциях, развивающихся в ней. Большинство автотранспортных предприятий имеют незначительные возможности влияния даже на свое ближайшее деловое окружение, поэтому на первый план выходит сбор, систематизация и анализ информации о характеристиках коммерческой и технической эксплуатации подвижного состава. 

Данные функции реализуются информационной системой. В широком смысле «информационная система» имеется практически на любом предприятии. Спектр конкретных вариантов информационных систем может быть очень широк: от традиционных систем, основанных на ручной технологии обработки информации и бумажном документообороте до сетевой автоматизированной информационной системы. 

Вопрос о том, на каком варианте информационной системы остановить свой выбор, является отнюдь не праздным. С одной стороны, в настоящее время информация рассматривается все большим количеством руководителей как реальный источник создания дохода фирмы. С другой стороны, создание автоматизированной информационной системы — это проект, который требует затрат на реализацию (иногда не малых), следовательно, можно вести речь о его финансовой отдаче. Вполне естественен вопрос руководителя: в чем состоят реальные преимущества более сложных современных информационных систем по сравнению с традиционными информационными системами. Давайте, попробуем в этом разобраться. Но прежде необходимо уточнить, что именно мы будем понимать u1087 под «сетевой автоматизированной информационной системой».

«Сетевой» информационная система является потому, что моделью связей между сотрудниками является не жесткая иерархия (как в традиционной линейно- функциональной структуре управления), а сеть. Данная модель организационной 2 структуры управления позволяет существенно увеличить как количество, так и разнообразие связей между сотрудниками. Это создает предпосылки адаптивного поведения, поскольку в системе управления целенаправленно создается избыточное разнообразие, возможно, превышающее наличное разнообразие внутренней и внешней среды предприятия. Кроме того, из теории управления хорошо известен тот факт, что составленная из ненадежных элементов сеть, способна разрабатывать и принимать более обоснованные решения, чем жесткая иерархия древовидного типа, составленная из надежных элементов. 

«Автоматизированность» системе обеспечивает сочетание клиент- серверной архитектуры локальной вычислительной сети и технологии реляционных баз данных.

Ещё один признак современной информационной системы, который не отражен в её названии, это её ориентация не на поддержку функций, а на поддержку сквозных бизнес-процессов, интегрирующих деятельность всех функциональных подразделений фирмы. Каждый бизнес-процесс служит достижению одной из наиболее общих целей предприятия, а одновременное достижение всех целей приводит к выполнению фирмой своей миссии. В этом случае финансовый результат обычно не заставляет себя ждать.

Следует также отметить, что в основе любой современной информационной системы лежит тот или иной программный комплекс. Однако программа — это все же не более чем основа информационной системы, она лишь создает предпосылки для повышения производительности управленческого труда и эффективности принимаемых решений. Эти предпосылки могут быть использованы только при грамотной организации множества отношений между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками по поводу решения проблем, мешающих достижению целей предприятия.

Итак, перейдем к обсуждению преимуществ сетевой автоматизированной информационной системы перед традиционной информационной системой. 

1. Уменьшаются затраты на оплату труда вследствие усовершенствования организационной структуры управления фирмой. 

Во-первых, исчезает необходимость выполнения ряда функций, обязательных при бумажной технологии обработки информации.

Например, это касается функций техника по учету технической эксплуатации, который на основании данных складского учета «разносит» выданные в течение периода запчасти по отдельным единицам техники (в бумажные формуляры).

Нередко сданные путевки обрабатываются на нескольких рабочих местах. Например, один диспетчер занимается таксировкой пройденного километража и расхода топлива, а другой — «разносит» отработанные человеко-часы по табелям учета рабочего времени. Современная информационная система полностью берет на себя все таксировочные функции. Диспетчеру достаточно один раз полностью внести всю путевку в базу данных, в результате чего автоматически будут сформированы разнообразные отчеты по расходу топлива, пробегам за любой произвольный период. Табеля для целого предприятия можно будет распечатать в течение несколько минут. При традиционной системе для формирования табелей требуется труд, по крайней мере, одного сотрудника в течение всего месяца.

Во-вторых, требуется гораздо меньше специалистов высокой квалификации, поскольку большинство «штатных» проблем могут быть решены силами исполнителей на основании четких должностных инструкций и информации, 3 получаемой ими из базы данных. В результате, высококвалифицированные специалисты требуются только для решения «нештатных» проблем, а их, по определению, на порядок меньше. Кроме того, множество алгоритмов подготовки решений, которые в условиях традиционной информационной системы являются достоянием узкого круга высококвалифицированных специалистов, «зашиты» в саму программу.

Например, в программном комплексе «Автобаза», разработанном московской фирмой ООО «Борника» для автоматизации управления эксплуатацией парка техники любых транспортных предприятий и подразделений, имеется модуль расчета норм расхода топлива, автоматизирующий «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (РД Р3112194- 0366–97). Используя данный модель, расчет норм расхода топлива может производить диспетчер или техник по учету технической эксплуатации, а не механик (главный механик).

2. Снижаются непроизводительные затраты и увеличивается выручка за счет усовершенствования процесса подготовки и принятия решений.

Во-первых, происходит существенное сокращение длительности цикла подготовки и принятия решений.

Например, при ручной технологии обработки информации данные о перерасходах топлива возникают в результате таксировки путевого листа, затем переносятся в «Журнал учета движения путевых листов» (любой другой аналогичный документ, группирующий данные по отдельным единицам техники), после этого вручную на калькуляторе выводится общая величина перерасхода и вписывается в «Оперативный отчет о расходе топлива». В лучшем случае такой отчет составляется 1 раз в неделю, т.к. каждый день обрабатывать данные даже по 50, а тем более 100 единицам техники — очень трудоемкая задача, не говоря уже о накопительном учете перерасходов или учете перерасходов за некий произвольно заданный период времени. В то же время программа без труда может справиться с подобной задачей: обнаружить перерасход сразу же после ввода путевого листа в базу данных и выдать отчет по перерасходам в требуемом разрезе. В результате, причина перерасхода может быть оперативно устранена, и предприятие не будет нести непроизводительные расходы, которые нельзя переложить на заказчика.

Во-вторых, появляется возможность выявления таких характеристик производственного процесса, которые в принципе не могут быть выявлены при ручной технологии обработки информации, и своевременного u1074 влияния на них.

Например, для пассажирского автотранспортного предприятия такой характеристикой является динамика доходной ставки по маршрутам, графикам движения, бригадам, отдельным единицам техники. Использование данного критерия позволяет предприятию выпускать на линию ровно столько и такого типа автобусов, чтобы, во-первых, максимально сократить непроизводительные пробеги, т.е. поддерживать величину доходной ставки в желаемом диапазоне, а, во-вторых, соблюсти интересы пассажиров, т.е. не допустить дискомфортных условий перевозки. Таким образом, происходит более рациональное использование парка техники.

3. Снижаются затраты времени руководителя на детальную организацию деятельности своих подчиненных.

Внедрение программы создает предпосылки к образованию временных рабочих команд специалистов для решения производственных проблем высокой сложности. Командообразование может происходить без непосредственного участия руководителя; члены команды подбираются исходя из их способности содействовать решению проблемы. Вместо тщательной организации и регламентации всего и всех зарождается самоорганизация.

Рассмотрим пример из области функционирования городского ПАТП. Известно, что осуществление городских пассажирских перевозок общественным транспортом является планово убыточным. Весь вопрос в том, позволяет ли дотация из бюджета существовать ПАТП. Предположим, что достаточно длительно время бюджетные поступления позволяли предприятию 4 работать в «ноль». Далее ситуация коренным образом изменяется: руководство администрации города предлагает руководителям ПАТП организовать работу только за счет средств, получаемых от перевозки пассажиров, без использования средств поступающих из бюджета города на покрытие убытка от несоответствия тарифа и затрат на перевозку пассажиров, а также без оплаты (из федерального бюджета) за перевозимых бесплатно льготников. Есть ли выход из данной ситуации? Если на предприятии накоплен достаточный опыт эксплуатации сетевой автоматизированной системы, то — да.

Каков сценарий развития событий? Формируется ситуационная команда, состоящая из гендиректора, его заместителя по перевозкам, главного инженера, главного бухгалтера и главного экономиста. Назовем эту команду СК-1. Данная команда на основе анализа статистики перевозок моделирует реакцию системы на вводимые ограничения с точки зрения экономики и делает вывод: при определенных условиях можно достичь точки безубыточности.

Для решения данной глобальной задачи начинают формироваться другие разнообразные ситуационные команды. Так специалисты службы эксплуатации и информационного отдела определяют достаточность аналитических форм для оперативного управления, выясняют, какие дополнительные отчеты потребуются и когда их необходимо ввести в работу. Специалисты службы эксплуатации и экономической службы рассчитывают возможный диапазон доходной ставки в целом по предприятию; совместно с начальниками отрядов и бригадирами водителей (самостоятельная СК), а также начальником резерва кондукторских бригад и бригадирами кондукторов (ещё одна самостоятельная СК) рассчитывают возможные параметры дохода на 1 км пробега по каждому маршруту.

Нет необходимости дальше перечислять многообразие самогенерирующихся ситуационных команд. Ясно, что на значительный возмущающий фактор внешней среды способны мгновенно среагировать все специалисты аппарата управления, т.к. под угрозу поставлено выполнение основных целей и миссии фирмы в целом.

4. Повышается уровень квалификации и обеспечивается проблемная (а не узкофункциональная) ориентированность специалистов.

Во-первых, повышается квалификация специалистов за счет перераспределения времени в сторону аналитической деятельности, а не учетных операций и рутинного счета на калькуляторе, которые целиком и полностью перекладываются на рядовых исполнителей и компьютер. Специалист получает достаточно времени для детального осмысления, анализа и классификации разнообразных производственных ситуаций. Это создает предпосылки для разработки структуры управленческого учета, адекватной по сложности и разнообразию реальным условиям эксплуатации автотранспорта.

Рассмотрим пример с учетом выполненных ТО и ремонтов. Для учета видов выполняемых технических воздействий (ТО1, ТО2, текущий ремонт, капитальный ремонт, аварийный ремонт) и количества отработанных на ремонте человеко-часов используются, как правило, ремонтные листы. Если при ручной технологии обработки информации возложить обязанности по накопительному учету видов ТО и ремонтов на инженера-экономиста по учету и анализу технической эксплуатации, то ему будет едва хватать времени на обработку массива этих документов.

В то же время понятно, что практика ТО и ремонта гораздо богаче: кроме видов ремонта вполне можно говорить и о типах ремонта. К таким типам могут быть отнесены «ремонт закрепленной техники», «мелкий ремонт, когда нет заявки заказчика», «слесарные работы», «восстановление техники» и т.д. Заниматься выявлением и осмыслением таких типов ремонта можно, только если вся рутинная работа по накопительному учету фактов хозяйственной деятельности и хозяйственных операций выполняется компьютером.

Во-вторых, обеспечивается проблемная (а не узкофункциональная) ориентированность за счет постоянной работы в команде, причем состав команд все время меняется. В результате, вместо простого выполнения своих функций специалист приобретает бесценный опыт решения производственных проблем в условиях командной работы. Кроме того, он получает ценные знания из смежных предметных и практические навыки из смежных функциональных областей.

В качестве примера рассмотрим, как решается проблема адекватного учета параметров коммерческой эксплуатации автотранспорта. С одной стороны имеется диспетчер, основная учетная функция которого — заносить в базу данных путевые листы. С другой стороны, есть инженер- экономист, который анализирует введенные диспетчером данные и формирует на их основе отчеты.

При функциональном подходе к управлению диспетчер, как правило, ничего не хочет знать про «какой-то там анализ», а инженеру-экономисту нет дела до тонкостей обработки путевок. При процессном подходе к управлению ситуация коренным образом меняется. Теперь ценность труда каждого из них напрямую связана с ценностью конечного результата, производимого процессом, — аналитической отчетности. И у диспетчера, и у инженера появляется заинтересованность во взаимодействиях, позволяющих сформировать качественную отчетность. На практике это означает, что диспетчер уже не слепо вносит данные в компьютер. Он представляет дальнейший цикл их обработки, технологии агрегирования и анализа данных. Это позволяет ему корректно создавать новые маршруты, относить отработанные часы и грузы на действительных заказчиков. Инженер, в свою очередь, в ходе постоянной совместной работы, всегда находится в курсе реальной картины перевозок, что позволяет ему точнее интерпретировать данные сводной отчетности.

5. Формируется единое информационное пространство предприятия.

Во-первых, происходит повышение достоверности данных вследствие устранения их дублирования и противоречивости за счет однократного ввода информации в базу данных на том рабочем месте, где она возникает. 

Рассмотрим следующую ситуацию. При ручной технологии обработки информации путевой лист нередко обрабатывается в 3 этапа: на первом — топливо и километраж, на втором — отработанные человеко- и машино-часы; на третьем — перевозка грузов по заказчикам. Однако при таком подходе данные, получаемые на каждом этапе, попадают в разные накопители и с трудом могут использоваться совместно. Более того, постоянно происходит повторное обращение к первичным документам, причем делают это самые разные сотрудники. В результате нередки различные трактовки одного и того же документа.

В сетевой автоматизированной системе путевой лист вводится целиком за один раз в базу данных диспетчером; затем компьютер осуществляет таксировку и накопительный учет эксплуатационных показателей. После этого обработанные данные может использовать в своей деятельности любой сотрудник, которому эти данные необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

Во-вторых, существенно сокращается время на взаимодействие сотрудников между собой, т.к. большую часть нужных им сведений они могут получить из базы данных, не вставая со своего рабочего места. В результате высвобождается свободное рабочее время, и состав функций сотрудника может быть расширен.

Так, механику больше не надо будет идти каждый раз в административное здание, чтобы узнать, когда на том или ином автомобиле была установлена резина, сколько месяцев эксплуатируется аккумулятор, каков общий пробег автомобиля и т.д. и т.п.

Вместо этого, он может посвятить свое время анализу причин отказов тех или иных узлов и агрегатов и надежности и долговечности запасных частей, получаемых от различных поставщиков. Важной задачей является и создание (поддержание в актуальном состоянии) нормативно- технической базы по ТО и ремонтам: определение параметров внутрифирменной системы планово- предупредительных ремонтов, уточнение нормативов продолжительности и трудоемкости ремонтных работ, разработка системы повышения квалификации ремонтных рабочих и подготовка предложений по системе их мотивации.

В-третьих, появляется информационная база для решения потенциально неограниченного круга производственных проблем. Информационная схема, «закладываемая» в программу, «покрывает» целиком всю деятельность предприятия. В случае с традиционной информационной системой информационная база фрагментирована, и «склеить» её элементы из различных сфер деятельности предприятия, а тем более сопоставить и проанализировать их в 6 режиме реального времени невозможно. Единое информационное пространство предприятия позволяет решать такую задачу. 

Рассмотрим следующий пример. В традиционной информационной системе данные, получаемые с ремонтных листов, журналов учета выполненных ремонтных работ и складских документов (счетов-фактур, требований-накладных и т.д.), обрабатываются независимо друг от друга. Учет, группировку и агрегирование показателей с ремонтного листа производит техник по учету. Данные о выполненных ремонтах анализируют механики. Движение материальных ценностей на складе учитывает кладовщик.

А что, если потребуется использовать эти данные совместно. Скажем, создать комплексное описание некоторого конкретного ремонта конкретной единицы техники: вид ремонта, продолжительность выполнения, трудозатраты водителя, задействованные подсистемы автомобиля, выполненные работы, ответственные за качество выполнения работ слесари, использованные запчасти и смазочные материалы и т.д. В режиме «реального времени» такое описание ремонта может быть получено только средствами сетевой автоматизированной информационной системы.

Таким образом, проведенный нами сравнительный анализ позволяет сделать следующее заключение. Преимущества современных сетевых автоматизированных информационных систем перед традиционными информационными системами очевидны, а выгоды от внедрения подобной системы распространяются на множество сфер управления предприятием: оптимизация организационной структуры, развитие информационной базы для подготовки самых разнообразных решений, совершенствование самих методов и приемов подготовки решений, развитие персонала и повышение эффективности использования рабочего времени руководителя.

При оценке целесообразности внедрения сетевой автоматизированной информационной системы не следует ограничивать анализ только хорошо поддающимися денежной оценке экономическими эффектами от внедрения системы, такими как сокращение штатных единиц и ликвидация непроизводительных затрат. Прочие факторы, такие как возросшая квалификация сотрудников и приобретенные ими способности к решению сложных проблем в условиях командной работы, освобождение руководителя от львиной доли «текучки» и формирующееся единое информационное пространство предприятия, способны 'E0 в среднесрочной, а тем более в долгосрочной, перспективе оказать на финансовые результаты деятельности фирмы более весомое влияние, чем хорошо поддающиеся денежной оценке факторы.

Перейти в раздел «специалисту».